Sujuvaa päätöksentekoa

Ajattelin taas kirkastaa omia ajatuksiani, ja tällä kertaa kirjata lähtökohtia sujuvaan päätöksentekokulttuuriin organisaatioissa. Useimmilla meistä on varmasti samansuuntaisia näkemyksiä siitä, miten hyviä päätöksiä tehdään. Joskus päätöksenteko kuitenkin takkuilee, kokoukset mielletään ajanhukaksi; ei pysytä asiassa, ei olla läsnä. On piikittelyä, riitoja, ja pahimmillaan vetäydytään omiin poteroihin kyräilemään. Eteenpäin vievää keskustelua ei synny lainkaan.

Kiire aiheuttaa aikataulupaineita ja jatkuvaa tarvetta priorisoinnille. Kehno kokouskulttuuri voi aiheuttaa halun päätöksenteon ja viestinnän hoitamiseen muulla tavalla kuin aidoilla kohtaamisilla. Tapaamisten jatkuva siirtely ja viime tingassa muuttaminen tai peruminen turhauttaa ja voi saada aikaan tunteen siitä, ettei tapaamista pidetä tärkeänä.

Johtotasolla säännölliset tapaamiset ovat kuitenkin tärkeitä. Yhteisten tapaamisten puuttuminen voi johtaa päätöksenteon pirstaloitumiseen, ja vastuualueitten rajat ylittävä päätöksenteko muuttuu ajan kanssa vaikeammaksi. 

Mitä hyvä päätöksentekokulttuuri siis pitää sisällään?

Menestyviä organisaatioita yhdistää varmasti yksi yhteinen tekijä - toimintaa ohjaava yhteinen  tavoite. Tavoitteen mukainen strategia on ymmärrettävä ja osatavoitteet ja eri yksiköiden päämäärät ovat kaikki samansuuntaisia, samaan maaliin tähtääviä.

Eteenpäin menevissä organisaatioissa tarvitaan rakentavaa kritiikkiä, sitä trendikästä konfliktointia, omien näkemysten uudelleen punnitsemaan joutumista, moninäkökulmaista keskustelua. Oman vastuualueen päätöksistä ja toiminnasta on hyvä ottaa vastaan palautetta. Palautteen avulla toimintaa voi kehittää entistä menestyksekkäämmäksi. Kyseenalaistaminen on hyvä asia, sillä sen avulla joutuu miettimään perusteet toimintatavoille ja päätöksille ja punnitsemaan vaihtoehtoja syvällisesti. Sama koskee palautteen antamista muille. Toisten ideoiden haastaminen on ideoiden testaamista, ei niiden väittämistä huonoiksi. Kritiikki, kyseenalaistaminen ja haastaminen vaativat taitoa sekä antajalta että vastaanottajalta. Konfliktoinnin taito syntyy harjoittelemalla, ja harjoitukseen tarvitaan rehellistä ja avointa keskusteluilmapiiriä.

Väittäisin, että suuri osa organisaation keskustelukulttuurista luodaan johtoryhmän kokouksissa. Kuuntelemalla voi osoittaa arvostusta muiden osaamista kohtaan ja luoda osallistavaa ja innostunutta kehittämisen ilmapiiriä. Pyydetään ja kuunnellaan myös pyytämättä asiantuntijoiden mielipiteitä.
Kuuntelemista ei voi koskaan korostaa liikaa. Taitava kuuntelija myös havaitsee taustalla piileviä asenteita ja tunteita, ja osaa huomioida niitä - hiljaisia signaaleita - toiminnan kehittämisessä.

Numeraalinen palaute ja toiminnan monitorointi ovat tärkeä osa päätöksentekoa tukevaa kokoustamista. Tavoitteisiin pääsemisen mittarit ja kontrollipisteet, sekä niitä tukevat selkeät analyysit ohjaavat tarvittaviin toimenpiteisiin tai suunnanmuutoksiin. Luotettava data ja oikein asetetut mittarit ovat toiminnan selkäranka.

Hyvä kokouskulttuuri on organisaation toiminnan keskiössä. Päätöksiä syntyy, kun keskustelu on avointa ja rehellistä, kokoukset kaikkien osapuolten osalta hyvin valmisteltuja. Kun ne vielä dokumentoidaan kattavasti ja viestitään eteenpäin järjestelmällisellä tavalla, ollaan luotu päätöksenteolle hyvät lähtökohdat. Hyvä kokous on samanaikaisesti tiimityöskentelyä, vastuun kantamista, riskinhallintaa ja kollegoiden sparraamista. 


       *          *          *          *          *          *          *          *          *          *          *          *          *

Kiitokset tämän tekstin ideasta kuuluu Steven M. Braggille kirjasta The Essential Controller: An Introduction to What Every Financial Manager Must Know.

Vain muutos on tärkeää

Tämän päivän työelämässä yksi on varmaa: muutos.

Muutoksia aikaansaavista megatrendeistä kuumimpana tuntuu tällä hetkellä mediassa kohisevan robotisaatio. Digitalisaatio on jo monella alalla puhaltanut kovaa, globalisaatio käsitteenä muuttanut ehkä muotoaan pelkästä kilpailun kovenemista tarkoittavasta käsitteestä laajempaan liikkuvuutta, saavutettavuutta ja maapallon etäisten kolkkien lähentymistä toisiinsa tarkoittavaksi ilmiöksi. Vastuullisuus tullee entistä enemmän huomioon otettavaksi organisaatioiden toiminnassa lähivuosina, ja väestön ikääntymisellä on monta merkitystä tulevaisuuden osaamistarpeiden kehittämiseen. Kehotan kaikkia suhtautumaan myönteisesti muutokseen. Se vaatii ponnisteluja nyt, vuoden, tai viimeistään muutaman päästä. 

Työyhteisöt ovat paljon kansainvälisempiä kuin menneinä vuosikymmeninä, kilpailu on globaalia ja ihmisten liikkuvuus kasvaa koko ajan. Tämän hetken konteksissa se tarkoittaa yksilön kannalta kilpailukyvystä kiinni pitämistä, ja oman osaamisen kasvattamisen tarpeellisuus saa perspektiiviä. Väestön ikääntyminen ei tarkoita vain hoivattavien määrän kasvua tai eläkeläisvapaa-aikalaisten lisääntyvää kulutusta ja kilpailua näistä euroista, vaan myös sitä, että yhteiskunnan ja työyhteisöjen ikärakenteen muuttuessa ja työurien pidentyessä osaamisen kehittämisen tarpeet organisaatioissa muuttuvat. Kyse ei ole vastakkainasettelusta nuoret vastaan vanhat. Kilpailukyky kun koostuu sekä kokemuksesta, että uusista näkökulmista - ja näiden soveltamisesta. Taitoja voi oppia kaiken ikäiset. Mutta jälleen tullaan kilpailukykyyn, ja siihen, että osaamistaan täytyy päivittää.

Digitalisaatio on muuttanut monella alalla paljon työtehtäviä. Se miten asiat tehtiin vuosi sitten, tuntuu jo kankealta. Viisi vuotta sitten monissa työpisteissä äherrettiin tuplana sama työ, kun tieto ei vielä kulkenut järjestelmissä samalla tavalla kuin tänään. Sama muutos jatkuu ja vauhti kiihtyy. Tekniseen opetteluun ja esimerkiksi datan hyödyntämiseen tarvitaan resursseja. Järjestelmät ovat monimutkaisia, sisältävät tulevaisuudessa (ja jo nyt) äärettömät määrät tietoa. Muutoksessa on hyvä selvittää, mikä muuttuu, miksi muutos tapahtuu, mitkä on sen hyödyt ja mitä se tarkoittaa kunkin yksilön kohdalla, sekä laajemmassa yhteydessä organisaatiolle ja asiakkaalle. Robotiikka ja automatisaatio tulevat muuttamaan valtavasti työtehtäviä. Oman ymmärryksen lisääminen näistä aiheista on tarpeellista, jotta omaa osaamistaan ja omia tämän hetken työtehtäviään voi peilata siihen, mikä muuttuu, kun kone tulee avuksi. Mitä teen, kun kone hoitaa tylsimmät rutiinitehtäväni? Oppiiko kone tekemään kaiken sen, mitä minä teen? Missä minä olen konetta parempi? Koneiden hoitaessa monia nykyisistä samankaltaisina toistuvista ja rutiiniluonteisista tehtävistä, nousevat toisenlaiset taidot kysytyiksi; empatia, uteliaisuus, oppimaan oppimisen taito, yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot, kriittinen ajattelu, luovuus, intuitio ja sen sanallistaminen...

Uutisointia, artikkeleita ja mielipiteitä aiheesta löytyy tieteellisistä julkaisuista iltapäivälehtiin, mutta tärkeintä olisi löytää positiivinen ja mahdollisimman konkreettinen ote siihen, mikä on juuri minun roolini vuoden, kolmen ja viiden vuoden päästä. Yksilönäkökulmasta on tärkeää myös tarkastaa suuntaa omiin unelmiin nähden. Jos tietyn ammattikunnan keskimääräinen kehitys vie tiettyyn suuntaan, onko se minulle hyväksi, vai haluanko poiketa polulta johonkin muualle? Omaa ymmärrystä voi kasvattaa keskustelemalla kollegiaalisesti ja yli toimialarajojen. Toisilla toimialoilla muutokset tapahtuvat eri aikaan, vaikutukset ovat erilaisia. Ymmärrys toisen toimialan tapahtumista voi tuoda näkemystä myös niihin muutoksiin, jotka tulevat koskettamaan omaa tekemistä jossain vaiheessa.

On hyvä, jos työyhteisö tukee määrätietoisesti henkilöstön kehittämistä ja ylläpitää keskustelua oman toimialan näkökulmasta. Organisaatioissa lähtökohtana on toiminnan kehittäminen kyseisen organisaation strategian mukaisesti. On kuitenkin myös organisaatiolle työhyvinvoinnin kautta eduksi, jos tuetaan yksilön muutosvalmiutta. Se tarkoittaa, että myös yksilöiden urasuunnittelua kannattaa tukea. Toiset saattavat näyttäytyä muutosvastarintaisina, mutta väittäisin sen johtuvan pitkälti siitä, että moni meistä näkee oman osaamisensa tämän hetken perspektiivistä - ymmärrys siitä, mitä tulevaisuus juuri minun työtehtävässäni, organisaatiossani ja toimialallani tarkoittaa, on vaillinaista. Organisaatioilta, yhteisöiltä ja liitoilta odottaisin kuitenkin mahdollisimman konkreettista otetta tulevaisuusnäkökulman avaamiseen niin, että jokaisen oma urapolku olisi hahmotettavissa tätä taustaa vasten.

Kirjoituksellani haluan siis herätellä oman osaamisen kriittiseen tarkasteluun. Huomioi muutos ympärilläsi ja pohdi omaa suuntaasi muutosten virrassa. Virta-metaforaa käyttämällä tulee luotua mielikuva siitä, että paikoilleen ei voi jäädä, ja näin uskon asian olevankin. En sano, että kaikkien tulee suin päin hyökätä uudistumaan ja uudistamaan. Ihmiset ovat erilaisia liikkeellelähdössään - on hyvä, että toiset meistä harkitsevat pidempään. Toisaalta myös nopeasti virtaan hyppääviä edelläkävijöitä tarvitaan innostamaan ja näyttämään suuntaa. Kun pidämme yllä keskustelua aiheesta, ja annamme mahdollisuuden erilaisille mielipiteille, saamme pidettyä mukana ne asiat, jotka vanhan mallisessa toiminnassa on hyvää samalla, kun siirrymme tekemään asioita uudella tavalla. Aktiivinen kollegiaalinen ja toimialarajatkin ylittävä keskustelu tuo varmasti näkökulmia oman osaamisen ylläpitämiseen ja kehittämiseen.

Kysy itseltäsi: Missä minä olen hyvä ja missä voin hyödyntää osaamistani tulevaisuudessa? Mitä minä haluaisin oppia?



Ajatuksiani ovat herätelleet mm. nämä lähteet:

• Sitran Työelämä 2040 -julkaisu. Luettavissa: https://media.sitra.fi/2017/02/27175425/Tyo_2040-3.pdf
• Suomen Akatemian Rakkaudesta tieteeseen -tapahtuma Finlandia-talossa 14.2.2018, Teema 2. Täysivaltainen kestävä kansalaisuus. Video tapahtumasta katsottavissa: http://www.aka.fi/fi/strategisen-tutkimuksen-rahoitus2/ajankohtaista/2018/rakkaudesta-tieteeseen-2018/