Ajattelin taas kirkastaa omia ajatuksiani, ja tällä kertaa kirjata lähtökohtia sujuvaan päätöksentekokulttuuriin organisaatioissa. Useimmilla meistä on varmasti samansuuntaisia näkemyksiä siitä, miten hyviä päätöksiä tehdään. Joskus päätöksenteko kuitenkin takkuilee, kokoukset mielletään ajanhukaksi; ei pysytä asiassa, ei olla läsnä. On piikittelyä, riitoja, ja pahimmillaan vetäydytään omiin poteroihin kyräilemään. Eteenpäin vievää keskustelua ei synny lainkaan.
Kiire aiheuttaa aikataulupaineita ja jatkuvaa tarvetta priorisoinnille. Kehno kokouskulttuuri voi aiheuttaa halun päätöksenteon ja viestinnän hoitamiseen muulla tavalla kuin aidoilla kohtaamisilla. Tapaamisten jatkuva siirtely ja viime tingassa muuttaminen tai peruminen turhauttaa ja voi saada aikaan tunteen siitä, ettei tapaamista pidetä tärkeänä.
Johtotasolla säännölliset tapaamiset ovat kuitenkin tärkeitä. Yhteisten tapaamisten puuttuminen voi johtaa päätöksenteon pirstaloitumiseen, ja vastuualueitten rajat ylittävä päätöksenteko muuttuu ajan kanssa vaikeammaksi.
Mitä hyvä päätöksentekokulttuuri siis pitää sisällään?
Menestyviä organisaatioita yhdistää varmasti yksi yhteinen tekijä - toimintaa ohjaava yhteinen tavoite. Tavoitteen mukainen strategia on ymmärrettävä ja osatavoitteet ja eri yksiköiden päämäärät ovat kaikki samansuuntaisia, samaan maaliin tähtääviä.
Eteenpäin menevissä organisaatioissa tarvitaan rakentavaa kritiikkiä, sitä trendikästä konfliktointia, omien näkemysten uudelleen punnitsemaan joutumista, moninäkökulmaista keskustelua. Oman vastuualueen päätöksistä ja toiminnasta on hyvä ottaa vastaan palautetta. Palautteen avulla toimintaa voi kehittää entistä menestyksekkäämmäksi. Kyseenalaistaminen on hyvä asia, sillä sen avulla joutuu miettimään perusteet toimintatavoille ja päätöksille ja punnitsemaan vaihtoehtoja syvällisesti. Sama koskee palautteen antamista muille. Toisten ideoiden haastaminen on ideoiden testaamista, ei niiden väittämistä huonoiksi. Kritiikki, kyseenalaistaminen ja haastaminen vaativat taitoa sekä antajalta että vastaanottajalta. Konfliktoinnin taito syntyy harjoittelemalla, ja harjoitukseen tarvitaan rehellistä ja avointa keskusteluilmapiiriä.
Väittäisin, että suuri osa organisaation keskustelukulttuurista luodaan johtoryhmän kokouksissa. Kuuntelemalla voi osoittaa arvostusta muiden osaamista kohtaan ja luoda osallistavaa ja innostunutta kehittämisen ilmapiiriä. Pyydetään ja kuunnellaan myös pyytämättä asiantuntijoiden mielipiteitä.
Kuuntelemista ei voi koskaan korostaa liikaa. Taitava kuuntelija myös havaitsee taustalla piileviä asenteita ja tunteita, ja osaa huomioida niitä - hiljaisia signaaleita - toiminnan kehittämisessä.
Numeraalinen palaute ja toiminnan monitorointi ovat tärkeä osa päätöksentekoa tukevaa kokoustamista. Tavoitteisiin pääsemisen mittarit ja kontrollipisteet, sekä niitä tukevat selkeät analyysit ohjaavat tarvittaviin toimenpiteisiin tai suunnanmuutoksiin. Luotettava data ja oikein asetetut mittarit ovat toiminnan selkäranka.
Hyvä kokouskulttuuri on organisaation toiminnan keskiössä. Päätöksiä syntyy, kun keskustelu on avointa ja rehellistä, kokoukset kaikkien osapuolten osalta hyvin valmisteltuja. Kun ne vielä dokumentoidaan kattavasti ja viestitään eteenpäin järjestelmällisellä tavalla, ollaan luotu päätöksenteolle hyvät lähtökohdat. Hyvä kokous on samanaikaisesti tiimityöskentelyä, vastuun kantamista, riskinhallintaa ja kollegoiden sparraamista.
* * * * * * * * * * * * *
Kiitokset tämän tekstin ideasta kuuluu Steven M. Braggille kirjasta The Essential Controller: An Introduction to What Every Financial Manager Must Know.
Kiire aiheuttaa aikataulupaineita ja jatkuvaa tarvetta priorisoinnille. Kehno kokouskulttuuri voi aiheuttaa halun päätöksenteon ja viestinnän hoitamiseen muulla tavalla kuin aidoilla kohtaamisilla. Tapaamisten jatkuva siirtely ja viime tingassa muuttaminen tai peruminen turhauttaa ja voi saada aikaan tunteen siitä, ettei tapaamista pidetä tärkeänä.
Johtotasolla säännölliset tapaamiset ovat kuitenkin tärkeitä. Yhteisten tapaamisten puuttuminen voi johtaa päätöksenteon pirstaloitumiseen, ja vastuualueitten rajat ylittävä päätöksenteko muuttuu ajan kanssa vaikeammaksi.
Mitä hyvä päätöksentekokulttuuri siis pitää sisällään?
Menestyviä organisaatioita yhdistää varmasti yksi yhteinen tekijä - toimintaa ohjaava yhteinen tavoite. Tavoitteen mukainen strategia on ymmärrettävä ja osatavoitteet ja eri yksiköiden päämäärät ovat kaikki samansuuntaisia, samaan maaliin tähtääviä.
Eteenpäin menevissä organisaatioissa tarvitaan rakentavaa kritiikkiä, sitä trendikästä konfliktointia, omien näkemysten uudelleen punnitsemaan joutumista, moninäkökulmaista keskustelua. Oman vastuualueen päätöksistä ja toiminnasta on hyvä ottaa vastaan palautetta. Palautteen avulla toimintaa voi kehittää entistä menestyksekkäämmäksi. Kyseenalaistaminen on hyvä asia, sillä sen avulla joutuu miettimään perusteet toimintatavoille ja päätöksille ja punnitsemaan vaihtoehtoja syvällisesti. Sama koskee palautteen antamista muille. Toisten ideoiden haastaminen on ideoiden testaamista, ei niiden väittämistä huonoiksi. Kritiikki, kyseenalaistaminen ja haastaminen vaativat taitoa sekä antajalta että vastaanottajalta. Konfliktoinnin taito syntyy harjoittelemalla, ja harjoitukseen tarvitaan rehellistä ja avointa keskusteluilmapiiriä.
Väittäisin, että suuri osa organisaation keskustelukulttuurista luodaan johtoryhmän kokouksissa. Kuuntelemalla voi osoittaa arvostusta muiden osaamista kohtaan ja luoda osallistavaa ja innostunutta kehittämisen ilmapiiriä. Pyydetään ja kuunnellaan myös pyytämättä asiantuntijoiden mielipiteitä.
Kuuntelemista ei voi koskaan korostaa liikaa. Taitava kuuntelija myös havaitsee taustalla piileviä asenteita ja tunteita, ja osaa huomioida niitä - hiljaisia signaaleita - toiminnan kehittämisessä.
Numeraalinen palaute ja toiminnan monitorointi ovat tärkeä osa päätöksentekoa tukevaa kokoustamista. Tavoitteisiin pääsemisen mittarit ja kontrollipisteet, sekä niitä tukevat selkeät analyysit ohjaavat tarvittaviin toimenpiteisiin tai suunnanmuutoksiin. Luotettava data ja oikein asetetut mittarit ovat toiminnan selkäranka.
Hyvä kokouskulttuuri on organisaation toiminnan keskiössä. Päätöksiä syntyy, kun keskustelu on avointa ja rehellistä, kokoukset kaikkien osapuolten osalta hyvin valmisteltuja. Kun ne vielä dokumentoidaan kattavasti ja viestitään eteenpäin järjestelmällisellä tavalla, ollaan luotu päätöksenteolle hyvät lähtökohdat. Hyvä kokous on samanaikaisesti tiimityöskentelyä, vastuun kantamista, riskinhallintaa ja kollegoiden sparraamista.
* * * * * * * * * * * * *
Kiitokset tämän tekstin ideasta kuuluu Steven M. Braggille kirjasta The Essential Controller: An Introduction to What Every Financial Manager Must Know.
