Opinnäytetyö, painajainen vai unelmahomma?

Ideaali opinnäytetyö tuo laajasti esiin opiskelijan oppineisuuden. Siinä tulee parhaimmillaan esiin opintojen ja muun kokemuksen kautta hankittu tietämys, kokonaisuudenhallinta ja kyky keskittyä olennaiseen. Paras tulos tulee siitä, jos työn aihevalinta osuu kohdalleen tekijän kiinnostuksen kohteiden kanssa. Innostus aiheesta vie tutkimustyötä eteenpäin. Mutta miten suhtautua ammattikorkeakouluopintojen loppuvaiheeseen olennaisena osana kuuluvaan itsenäiseen projektiin?

Ilmoittauduttuani opinnäytetyöprosessiin, aloitin fiilistelemällä muuttuuko odotus prosessin käynnistämisestä ahdistukseksi vai innostukseksi. Alustavan aihevalintalöpinä tuli kirjattua prosessiin hakeutumisen yhteydessä, mutta ensimmäinen todellinen inspiraatio aihevalikoiman kirkastumiseen iskee tenttiviikolla. Tarkemmin sanottuna juuri sillä hetkellä, jonka olen varannut seuraavan päivän tenttiin kertaamista varten. Koska kaivan kuoppaa vain itselleni, jos en lue tenttiin, heittäydyn flown vietäväksi ja saan aihevalintaa askeleen eteenpäin. Ahdistus ei iske. Päätän suhtautua asiaan ammattimaisin ottein. Olenhan jo yhden opinnäytyön tehnyt. Olkoonkin että siitä on aikaa - noh, yli kymmenen vuotta.

Tällä kertaa osaan asettaa itselleni tavoitteet sekä työn tulosten että itse prosessin suhteen. Toivoisin saavani työhön näkemyksellisyyttä, jonkin uuden havaitsemista. Ainakin täytyy lähteä liikkeelle siitä, että pyrkii yhdistämään asioita toisiinsa uudella tavalla, tarvittaessa kyseenalaistaa totuttua ajattelu- tai tekotapaa. Havaita hiljaisia signaaleja, niitä muuttujia, joiden voimasta jokin asia tulee olemaan toisin kuin ennen.

Haluan myös että työllä on merkitystä muillekin kuin itselle valmistumisen, uuden oppimisen tai oivallusten kannalta. Minusta on hyvä, jos merkitys tekemästäni työstä syntyy vaikka vain yhdelle henkilölle, jos tämä pystyy työssään hyödyntämään työni tuloksia. Näin ne leviävät laajemmalle vaikutusalueelle. Toinen vaihtoehto on, jos onnistun löytämään sellaisen aiheen, joka on ajankohtainen ja näin kiinnostaa ja hyödyttää tutkimuksena itsessään laajempaa käyttäjä-/lukijajoukkoa.


Ongelmakohtia omassa tekemisessäni tiedän olevan taustatyöstä, viitekehyksen ja tietoperustan tutkimisesta eteenpäin pääsemisen (loppumaton tiedonjano), keskeneräisen tekstin näyttämisen palautteen saamiseksi (oman vajavaisuuden myöntämisen vaikeus) ja työn lopettaminen (perfektionismiin taipuvaisena valmista ei tahdo tulla koskaan). Nämä ovat kuitenkin niitä helpommin ratkaistavia ongelmakohtia, koska osaan varautua niihin, ja kokemuksen kautta myös potkia itseäni niistä eteenpäin.

Ovatko odotukseni opinnäytetyön tekemisen suhteen realistisia?

Näen itseni seesteisessä kuvassa: kirjoitan opinnäytetyötäni romanttisessa valaistuksessa kynä sauhuten, välillä kynänpäätä pureskellen ja ikkunasta sumuiseen iltaan tuijotellen, höyryävä teekuppi lehtiön ja kirjapinon vieressä. Palaan johonkin kirjaan hetkeksi, saan uuden ajatuksen ja yhdistelen asioita oivaltavalla tavalla. Saman tien kirjoitan ajatuksen paperille, keksin vielä siihen liittyen hyvän esimerkin tosielämästä ja saan arkillisen sujuvaa, napakkaa tekstiä aikaiseksi. Ilta toisensa jälkeen istahdan rennosti työni ääreen ja pakerran keskittyneesti, kunnes huomaan että on myöhä, ja täytyy mennä nukkumaan. Ai mitä, eikö mene näin?

Voi tietysti olla, että seesteisyys ja keskittynyt flow-tila ovat kaukana, kun kaksi iltavirkkua lasta rymyää ympärillä ja tappelee legoista/tyynyistä/ipadistä. Höyryävä tee on oikeasti kylmää kahvia ja kirjatkaan eivät ole pöydällä, vaan piiloutuneena sohvan alle tai unohtuneena kauppakassiin. Eikä kynänpäätäkään voi pureskella, kun sormet makaavat näppäimistöllä. Uskon kuitenkin, että ideoita syntyy. Mutta realistina tunnustan tosiasiat; tiedän ettei kirjoittaminen suju vaivatottomasti, oivalluksia ei tupsahda tilauksesta eikä ajatusten sanoittaminen ole helppoa. Toisaalta siinä ehkä piilee se jokin, joka saa minut innostumaan opinnäytetyöprosessista. Uuden synnyttäminen jonkinlaisen tuskan kautta, pään seinään hakkaaminen ja lopulta onni siitä, että oivalluksia tuli tehtyä ja työ on lopulta valmis. Ilman hikeä ei rakenneta taloa. 

Putkiremontista ja muista projekteista

Monet ovat kokeneet putkiremontin. Taloyhtiön muun remontin, vesivahinkoremontin, talon rakennusprojektin. Tai muun asumiseen liittyvän projektin. Hieman pienemmässä mittakaavassa pohdintanäkökulmani voi linkittää myös vaikka auton korjauttamiseen. Syy: arjen hankaloituminen.

Eli unohtakaa se, että tämä kirjoitus kumpuaa putkiremontista ja ajatelkaa, että paasaan ainoastaan projektisuunnittelusta. Ja viestinnästä. Joka siis kuuluu olennaisena osana projektijohtamiseen, eikä sitä pitäisi unohtaa, sillä hyvin hoidettu viestintä on ainoa tie hyvin johdetun projektin läpi viemiseksi. (Viestinnällä tarkoitan tässä siis kaikkea kommunikointia. En viestien lähettämistä tai aanelosen ilmoitustaululle kiinnittämistä.) Kärjistäen voisi kysyä, onko projektijohtaminen oikeastaan mitään muuta kuin viestintää?

Aspekti #1: Asiakasnäkökulma

Ihan ensimmäinen sääntö on, että asiakkaalla on sekä järkeä että tunteita. Tämä kannattaa muistaa asiakkaan kanssa kommunikoinnissa. Kun kyseessä on henkilökohtainen reviiri eli oma koti, on hyvä suhtautua asiakkaan kanssa kommunikointiin erityisellä huomaavaisuudella.

Aikataulumuutoksista viestiminen asiakkaalle on ensisijaisen tärkeää ja tulee tapahtua välittömästi, kun muutokset ovat tiedossa. Se, että asiakas muuttaa pakoasunnosta takaisin omaan kotiin ilman, että on tietoinen siitä, että keittiössä ei ole sähköä eikä vettä, ei varmasti ole kenenkään etu.

Jos remontin yhteydessä on vahingossa katkaistu asiakkaan mikroaaltouunin johto, siitä kannattaa informoida asiakasta. Takaisin muuttava asukas saattaa saapua myöhään illalla vielä hieman keskeneräiseen kotiinsa äitien tekemän mikroruuan kanssa, nälkäisenä kannettuaan juuri laatikko- ja kassikaupalla omaisuuttaan ovesta sisään. Keittiön pöydällä odottaa mikro, johto katkaistuna, ilman mitään selitystä, pahoittelua tai toimintaohjetta. Puhumattakaan siitä, että asian olisi voinut ilmoittaa puhelimitse tai sähköpostilla etukäteen.

Hyvällä viestinnällä tehdään odotus siedettäväksi, vältetään epätietoisuus, autetaan hyväksymään ja varautumaan yllättäviin muutoksiin, ja neuvotaan kuinka tilanteesta selviydytään mahdollisimman sujuvasti.

Aspekti #2: Työntekijän näkökulma

Projektipäällikön ei tarvitse tietää ja osata kaikkea. Mutta hänen täytyy osata kuunnella asiantuntijoiden näkemyksiä. Suorittavalla työntekijällä tulee olla tiedossa eri osioiden aikataulu. Työntekijää täytyy kuunnella, jos hän on sitä mieltä, että tietty tehtävä tai urakka ei hänen mielestään tule valmistumaan ajoissa. Silloin kuuluu käydä läpi, miksi asia hänen mielestään on näin.  Syy voi olla hyvinkin konkreettinen (puuttuva osa tai edeltävän suoritteen keskeneräisyys). Seinää ei kannata laatoittaa ennen kuin seinän sisään tehtäväksi tarkoitetut putkityöt on tehty. Syy voi olla myös se, ettei johonkin ongelmaan ole keksitty toimivaa ratkaisua.

Ongelmanratkaisukyky on toisille luontevampaa kuin toisille ja ratkaisuvaihtoehtoja on yleensä useita. Jotkut näistä ovat hyviä ja toiset huonoja ratkaisuja. Hätiköidessä ei yleensä löydy välttävää parempia ratkaisuja edes niiltä, joiden ongelmanratkaisukyky on hyvä. Ongelmien edessä työntekijöitä kannattaa kannustaa kysymään kaverilta tai pohtimaan asiaa yhdessä. Hätiköity ratkaisu voi johtaa uusiin ongelmiin, tai vähintäänkin näyttää visuaalisesti tökeröltä.

Tehtävien suorittaminen ja tehtävien suoritetuksi kirjaaminen ovat isossa projektissa välttämättömiä. Kirjaamisella voidaan välttää tilanteet, joissa tehtävä luullaan suoritetuksi tai suorittamattomaksi. Loppuun saatetuksi luultua työtä ei kukaan ole tulossa tekemään valmiiksi. Asiakkaalle saattaa jopa lähteä lasku vielä tekemättömästä työstä. Toisessa ääripäässä on kuukausia takaperin tehdyllä tarkistuslistalla 20 eri kohtaa, joita tullaan suorittamaan, mutta niistä 18 on jo tehty. Tunnollinen työntekijä kuitenkin käy läpi ja tarkastaa jokaisen kohdan. Turhan työn tekeminen turhauttaa.

Aspekti #3: Yrityksen näkökulma

Onko edes tarpeellista luetella niitä asioita, jotka yrityksen näkökulmasta menee edellämainittujen esimerkkien valossa pieleen? Mitä jos sanon vain: asiakastyytyväisyys + tehokkuus = tulos. Turhan työn tekeminen kuluttaa ylimääräisiä työtunteja ja yleinen epäjärjestys sekä huono sisäisen viestintä vievät ylimääräistä energiaa, mikä hidastaa työsuorituksia ja aiheuttaa kiireen tuntua, mikä taas lisää virheiden mahdollisuutta.

Ja asiakastyytyväisyys, no... mitään muuta ei myynnin ja markkinoinnin eteen kannata tehdä, jos ei muisteta huolehtia siitä, että asiakas on tyytyväinen.

Aspekti #4: Kansantalouden näkökulma

Miltä kuulostaa kansantalouden näkökulmasta turhan työn tekeminen? Asiakas maksaa työn tekemisestä. Tehokkuuden ollessa matalalla tasolla, maksetaan jostain turhasta. Jos asiakas vielä joutuu taloudellisen panoksen lisäksi valvomaan työn suorittamista tarpeettomasti (siis esimerkiksi useaan kertaan ilmoittamaan niistä tehdyksi luulluista tekemättömistä töistä), muuttamaan omia ja perheensä suunniteltuja aikatauluja muuttopäivineen tai asumaan kaksi ylimääräistä kuukautta keskeneräisten asioiden ja remonttimelun keskellä (kun vielä muistetaan asukkaiden erilaiset tarpeet; etätyön tekijät, vuorotyöläisen tai vauvaperheen tarve lepoon jne.).

Arjen suunnitteluun kuluu remonttimyllytyksessä huomattavasti ylimääräisiä tunteja viikoittain. Tehoton työnteko ja huono kommunikaatio eivät ole siis tuloksen syöjiä pelkästään urakkaa suoritavalle yritykselle, vaan asiakkaiden kautta koko kansantaloudelle. Muutoksen, epäluottamuksen ja epävarmuuden aiheuttama stressi ja väsymys syövät sitä panosta, jonka ihminen normaalisti on kykenevä työssään tai muulla tavoin yhteiskunnan hyväksi tekemään.

Projektin huolellinen suunnittelu, hyvä projektin johtaminen ja projektiviestintä eivät tuota siis etua vain yritykselle, vaan lopulta niillä on merkitystä myös kansantaloudelle.