Monet ovat kokeneet putkiremontin. Taloyhtiön muun remontin, vesivahinkoremontin, talon rakennusprojektin. Tai muun asumiseen liittyvän projektin. Hieman pienemmässä mittakaavassa pohdintanäkökulmani voi linkittää myös vaikka auton korjauttamiseen. Syy: arjen hankaloituminen.
Eli unohtakaa se, että tämä kirjoitus kumpuaa putkiremontista ja ajatelkaa, että paasaan ainoastaan projektisuunnittelusta. Ja viestinnästä. Joka siis kuuluu olennaisena osana projektijohtamiseen, eikä sitä pitäisi unohtaa, sillä hyvin hoidettu viestintä on ainoa tie hyvin johdetun projektin läpi viemiseksi. (Viestinnällä tarkoitan tässä siis kaikkea kommunikointia. En viestien lähettämistä tai aanelosen ilmoitustaululle kiinnittämistä.) Kärjistäen voisi kysyä, onko projektijohtaminen oikeastaan mitään muuta kuin viestintää?
Aspekti #1: Asiakasnäkökulma
Ihan ensimmäinen sääntö on, että asiakkaalla on sekä järkeä että tunteita. Tämä kannattaa muistaa asiakkaan kanssa kommunikoinnissa. Kun kyseessä on henkilökohtainen reviiri eli oma koti, on hyvä suhtautua asiakkaan kanssa kommunikointiin erityisellä huomaavaisuudella.
Aikataulumuutoksista viestiminen asiakkaalle on ensisijaisen tärkeää ja tulee tapahtua välittömästi, kun muutokset ovat tiedossa. Se, että asiakas muuttaa pakoasunnosta takaisin omaan kotiin ilman, että on tietoinen siitä, että keittiössä ei ole sähköä eikä vettä, ei varmasti ole kenenkään etu.
Jos remontin yhteydessä on vahingossa katkaistu asiakkaan mikroaaltouunin johto, siitä kannattaa informoida asiakasta. Takaisin muuttava asukas saattaa saapua myöhään illalla vielä hieman keskeneräiseen kotiinsa äitien tekemän mikroruuan kanssa, nälkäisenä kannettuaan juuri laatikko- ja kassikaupalla omaisuuttaan ovesta sisään. Keittiön pöydällä odottaa mikro, johto katkaistuna, ilman mitään selitystä, pahoittelua tai toimintaohjetta. Puhumattakaan siitä, että asian olisi voinut ilmoittaa puhelimitse tai sähköpostilla etukäteen.
Hyvällä viestinnällä tehdään odotus siedettäväksi, vältetään epätietoisuus, autetaan hyväksymään ja varautumaan yllättäviin muutoksiin, ja neuvotaan kuinka tilanteesta selviydytään mahdollisimman sujuvasti.
Aspekti #2: Työntekijän näkökulma
Projektipäällikön ei tarvitse tietää ja osata kaikkea. Mutta hänen täytyy osata kuunnella asiantuntijoiden näkemyksiä. Suorittavalla työntekijällä tulee olla tiedossa eri osioiden aikataulu. Työntekijää täytyy kuunnella, jos hän on sitä mieltä, että tietty tehtävä tai urakka ei hänen mielestään tule valmistumaan ajoissa. Silloin kuuluu käydä läpi, miksi asia hänen mielestään on näin. Syy voi olla hyvinkin konkreettinen (puuttuva osa tai edeltävän suoritteen keskeneräisyys). Seinää ei kannata laatoittaa ennen kuin seinän sisään tehtäväksi tarkoitetut putkityöt on tehty. Syy voi olla myös se, ettei johonkin ongelmaan ole keksitty toimivaa ratkaisua.
Ongelmanratkaisukyky on toisille luontevampaa kuin toisille ja ratkaisuvaihtoehtoja on yleensä useita. Jotkut näistä ovat hyviä ja toiset huonoja ratkaisuja. Hätiköidessä ei yleensä löydy välttävää parempia ratkaisuja edes niiltä, joiden ongelmanratkaisukyky on hyvä. Ongelmien edessä työntekijöitä kannattaa kannustaa kysymään kaverilta tai pohtimaan asiaa yhdessä. Hätiköity ratkaisu voi johtaa uusiin ongelmiin, tai vähintäänkin näyttää visuaalisesti tökeröltä.
Tehtävien suorittaminen ja tehtävien suoritetuksi kirjaaminen ovat isossa projektissa välttämättömiä. Kirjaamisella voidaan välttää tilanteet, joissa tehtävä luullaan suoritetuksi tai suorittamattomaksi. Loppuun saatetuksi luultua työtä ei kukaan ole tulossa tekemään valmiiksi. Asiakkaalle saattaa jopa lähteä lasku vielä tekemättömästä työstä. Toisessa ääripäässä on kuukausia takaperin tehdyllä tarkistuslistalla 20 eri kohtaa, joita tullaan suorittamaan, mutta niistä 18 on jo tehty. Tunnollinen työntekijä kuitenkin käy läpi ja tarkastaa jokaisen kohdan. Turhan työn tekeminen turhauttaa.
Aspekti #3: Yrityksen näkökulma
Onko edes tarpeellista luetella niitä asioita, jotka yrityksen näkökulmasta menee edellämainittujen esimerkkien valossa pieleen? Mitä jos sanon vain: asiakastyytyväisyys + tehokkuus = tulos. Turhan työn tekeminen kuluttaa ylimääräisiä työtunteja ja yleinen epäjärjestys sekä huono sisäisen viestintä vievät ylimääräistä energiaa, mikä hidastaa työsuorituksia ja aiheuttaa kiireen tuntua, mikä taas lisää virheiden mahdollisuutta.
Ja asiakastyytyväisyys, no... mitään muuta ei myynnin ja markkinoinnin eteen kannata tehdä, jos ei muisteta huolehtia siitä, että asiakas on tyytyväinen.
Aspekti #4: Kansantalouden näkökulma
Miltä kuulostaa kansantalouden näkökulmasta turhan työn tekeminen? Asiakas maksaa työn tekemisestä. Tehokkuuden ollessa matalalla tasolla, maksetaan jostain turhasta. Jos asiakas vielä joutuu taloudellisen panoksen lisäksi valvomaan työn suorittamista tarpeettomasti (siis esimerkiksi useaan kertaan ilmoittamaan niistä tehdyksi luulluista tekemättömistä töistä), muuttamaan omia ja perheensä suunniteltuja aikatauluja muuttopäivineen tai asumaan kaksi ylimääräistä kuukautta keskeneräisten asioiden ja remonttimelun keskellä (kun vielä muistetaan asukkaiden erilaiset tarpeet; etätyön tekijät, vuorotyöläisen tai vauvaperheen tarve lepoon jne.).
Arjen suunnitteluun kuluu remonttimyllytyksessä huomattavasti ylimääräisiä tunteja viikoittain. Tehoton työnteko ja huono kommunikaatio eivät ole siis tuloksen syöjiä pelkästään urakkaa suoritavalle yritykselle, vaan asiakkaiden kautta koko kansantaloudelle. Muutoksen, epäluottamuksen ja epävarmuuden aiheuttama stressi ja väsymys syövät sitä panosta, jonka ihminen normaalisti on kykenevä työssään tai muulla tavoin yhteiskunnan hyväksi tekemään.
Projektin huolellinen suunnittelu, hyvä projektin johtaminen ja projektiviestintä eivät tuota siis etua vain yritykselle, vaan lopulta niillä on merkitystä myös kansantaloudelle.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti